Qu’est-ce qu’un logiciel GTA ?
Pour la plupart des moins de 25 ans, GTA, c’est un jeu vidéo mythique. Dans ce cas, GTA signifie Gran Thief Auto… Mais, pour les autres, un logiciel GTA est un logiciel Gestion des Temps et des Activités. Et ce n’est pas un jeu ! C’est un outil, aujourd’hui incontournable, destiné principalement aux Ressources Humaines, qui permet un suivi, une analyse et des rapports détaillés des temps passés dans l’entreprise par les salariés / collaborateurs. On parle ici de temps de travail global, de temps consacré à un dossier spécifique, de congés, d’absence…
Les diverses fonctions d’un logiciel de Gestion des Temps et des Activités
Un logiciel de Gestion des Temps et des Activités a plusieurs fonctions
- Gestion du temps de présence dans l’entreprise
- Gestion des temps de pause
- Gestion des absences et des congés
- Gestion des plannings
- Analyse du temps consacré à un dossier
Pour chaque entreprise, le temps est trop précieux pour être dépensé inutilement. Par exemple, lorsqu’une société facture ses prestations en fonction du temps de travail. Dans ce cas, les employés saisissent donc le temps passé sur chaque projet. Une personne recueil et consolide les données dans un fichier. La saisie des temps est capitale pour l’entreprise afin qu’elle facture les prestations. Un outil GTA permet alors de saisir, consolidé et analyser rapidement les temps des salariés de façon efficace, fiable et rapide.
Il y 3 principaux pré-requis à un projet GTA
- Qualification du projet
Il s’agit de déterminer les objectifs principaux : un meilleur ROI, plus de flexibilité ou l‘assurance de respecter les évolutions législatives récurrentes.
- Maitrise des processus
Il faut être dans l’organisation et l’anticipation, c’est-à-dire partir des données métier, des problématiques terrains pour arriver jusqu’à une vision macro de l’organisation et des besoins. Le placement des congés, les campagnes de recrutement sont autant de problématiques qui nécessitent de voir l’organisation dans son ensemble et d’anticiper l’activité de l’entreprise.
Pour prendre un autre exemple, qui concerne la pénibilité, un outil GTA va permettre, en amont, d’anticiper et de prévoir de répartir le temps de travail sur les heures pénible
- Implication de l’ensemble des acteurs
La mise en œuvre d’un outil GTA concerne la direction, l’équipe projet mais aussi les managers et les collaborateurs.
Il peut intéressant par exemple de créer un comité utilisateur constitué de collaborateurs et de managers dédiés au projet pour leur permettre d’exprimer leurs besoins et leurs attentes.
Les étapes de la mise en place d’un outil GTA
On peut globalement dénombrer 4 étapes principales :
- Analyse : recensement de l’ensemble des besoins.
- Formation.
- Accompagnement au paramétrage.
- Paramétrage.
Comme tout nouvel outil mis en place dans l’entreprise, un outil GTA ne pourra fonctionner de façon optimale que si les salariés adhèrent à son utilisation et y trouvent des bénéfices. La mise en place d’un tel outil nécessite donc de s’imprégner de la culture de l’entreprise, de son vocabulaire spécifique pour qu’il soit simple à utiliser par les collaborateurs et s‘intègre facilement dans leur quotidien.
Les collaborateurs doivent donc être impliqués dès la conception et lors de la mise en place de l’outil.
Quels avantages pour l’entreprise et quel ROI pour un logiciel GTA ?
Généralement on constate un ROI rapide, entre 3 et 12 mois. Ce ROI rapide s’explique à travers plusieurs raisons :
- Un gain de temps pour le service RH
Un système de gestion des temps permet d’automatiser des taches de gestion administrative. C’est donc un gain de temps direct pour le service RH.
- Un gain de temps pour les managers
Le logiciel GTA est utilisé par des opérationnels / managers : gestion des demandes d’absence, planification des horaires. Ces taches sont simplifiées et font gagner du temps au manager. Il consacre moins de temps aux taches administrative et plus de temps au management de ses équipes.
- Un meilleur respect des règles par les salariés
Généralement la mise en place d’un outil GTA induit, de façon très naturelle, un meilleur respect des horaires et des temps de pause des salariés. Il permet également un meilleur contrôle de l’absentéisme au sein de l’entreprise et dans ses diverses entités.
- Une diminution du risque légal
Un système GTA diminue le risque légal pour l’entreprise, notamment en cas de mise aux Prud’hommes pour des questions relatives au temps de travail.
Quels avantages pour les salariés / collaborateurs ?
Les bénéfices pour les collaborateurs / salariés de l’entreprise peuvent être :
- Une visibilité claire sur leur planning de travail.
- Un suivi de leurs droits à congé.
- Visibilité sur leurs droits à heures supplémentaires.
Le logiciel GTA : bénéfique pour toutes les parties
Il s’agit avant de vouloir concilier les intérêts de l’entreprise, des clients et des collaborateurs.
- Pour l’entreprise, le logiciel GTA doit permettre de garantir sa pérennité
- Pour les collaborateurs / salariés, l’outil de Gestion des Temps et des Activités doit permettre un meilleur équilibre vie professionnelle / vie privée
- Pour les clients de l’entreprise : la mise en œuvre d’un progiciel GTA doit permettre une continuité de service plus fluide quel que soit le canal de vente ou de mise en relation
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