Logiciel GED : les 5 meilleures solutions pour 2025

Bien sur que certains d’entre nous sont accros à leur cahier et à leur stylo préféré…  Mais (bien aussi aussi que), au niveau d’une organisation ou d’une entreprise mettre en place une gestion 100 % digitalisée des documents est devenu incontournable à l’horizon 2025. En effet, face à la complexité croissante des flux documentaires, aux exigences de sécurité et aux normes de conformité, la gestion électronique / digitalisée des documents est devenu un impératif !  Ainsi, les logiciels de gestion électronique des documents (GED) sont devenus des alliés indispensables pour optimiser la gestion et la protection des informations au sein des entreprises. Ces solutions permettent non seulement de centraliser et d’automatiser les processus documentaires, mais également de garantir un accès rapide et sécurisé aux fichiers, tout en facilitant la collaboration entre les équipes.

Avec l’émergence de nouvelles technologies et l’essor des solutions cloud, plusieurs logiciels se démarquent en 2025. Dans cet article, nous allons explorer les 5 meilleures solutions GED du marché, chacune offrant des fonctionnalités spécifiques et adaptées à différents besoins professionnels. Découvrez comment ces outils peuvent transformer la gestion documentaire de votre entreprise.

Qu’est-ce qu’un logiciel GED ?

Un logiciel de gestion électronique des documents (GED) est un outil qui permet de gérer, centraliser et automatiser les flux de documents et d’informations au sein de l’entreprise. Il permet notamment de simplifier les processus de gestion documentaire, de garantir la sécurité et la conformité des données, tout en facilitant la collaboration entre les équipes.

Voici quelques raisons essentielles pour lesquelles de plus en plus d’entreprises optent pour ces solutions digitales :

 

Simplification et automatisation des processus

Les logiciels GED facilitent la gestion des documents en automatisant plusieurs étapes du cycle de vie des fichiers, telles que la numérisation, le classement, l’indexation et l’archivage. Ils permettent également d’automatiser des tâches fastidieuses comme la validation des documents, la signature électronique et les processus de workflow. Cela se traduit par une productivité accrue et une réduction des erreurs humaines.

 

Sécurité et conformité

Avec l’augmentation des cyberattaques et la mise en place de réglementations strictes, comme le RGPD en Europe, la sécurité des données est une priorité absolue pour les entreprises. Les logiciels GED intègrent des fonctionnalités avancées de sécurité, telles que le contrôle d’accès, le chiffrement des fichiers, et la traçabilité des modifications, garantissant ainsi la confidentialité des informations sensibles et leur conformité aux normes en vigueur.

 

Collaboration améliorée

Un autre avantage clé des solutions GED est leur capacité à améliorer la collaboration au sein des équipes. En permettant à plusieurs utilisateurs d’accéder aux documents, de les modifier en temps réel et de suivre les changements, elles facilitent le travail collaboratif. Grâce aux accès personnalisés, chaque utilisateur peut accéder uniquement aux informations qui le concernent, favorisant ainsi une gestion fluide et sécurisée des échanges.

 

Réduction des coûts et gain de temps

La numérisation et l’automatisation des documents permettent de réduire considérablement les coûts associés au papier, à l’impression et à l’archivage physique. De plus, la recherche rapide et intuitive des documents via des moteurs de recherche internes réduit le temps passé à localiser des informations, améliorant ainsi l’efficacité des employés.

 

Les 5 meilleures solutions GED en 2025

Infos Entreprise a sélectionné pour vous les cinq solutions de gestion électronique des documents qui se démarquent en 2024 / 2025. Chacune de ces solutions offre des fonctionnalités spécifiques et répond aux besoins variés des entreprises, qu’il s’agisse de petites structures ou de grands groupes.

Tableau comparatif des 5 meilleures solutions GED en 2025

Solution Points forts Idéal pour Tarification Note Utilisateur Inconvénients Support Technique
M-Files Gestion par métadonnées, gain de 50 % en recherche, ROI de 294 % Entreprises de toutes tailles À partir de 55 €/utilisateur/mois ★★★★☆ Prix potentiellement élevé 24/7, plusieurs langues
Business Document Interface personnalisable, intégration CRM/ERP, sécurité ISO Entreprises cherchant personnalisation Sur demande ★★★★★ Temps de mise en œuvre Heures ouvrables
DocuWare Automatisation des workflows, réduction des coûts de 60 %, numérisation des factures PME centralisant les documents 225 €/utilisateur/mois ★★★★☆ Apprentissage complexe 24/7
Open Bee Interface intuitive, OCR, coffre-fort numérique Entreprises de taille moyenne Sur demande ★★★★☆ Fonctionnalités limitées pour les grandes entreprises Heures ouvrables
Alfresco Open-source, flexibilité et personnalisation, économies de 1,5 M$ sur 5 ans Grandes entreprises cherchant flexibilité Gratuit pour version Community ★★★★☆ Configuration technique initiale Support communautaire

 

1. M-Files

M-Files est une solution de GED reconnue pour son approche innovante de la gestion documentaire basée sur le contenu. Contrairement aux systèmes traditionnels, M-Files propose une gestion par métadonnées, permettant aux utilisateurs de rechercher des documents selon leur contenu plutôt que leur emplacement. Cela simplifie considérablement la recherche et l’organisation des documents.

Points forts :

  • système de classement intelligent basé sur les métadonnées
  • intégration facile avec Microsoft Office et ERP
  • gestion des versions et workflows automatisés

Idéal pour :
entreprises de toutes tailles cherchant à améliorer leur gestion documentaire tout en garantissant une haute sécurité des informations.

Exemples concrets d’utilisation :

  • Charles River Laboratories : Grâce à M-Files, Charles River a centralisé la gestion documentaire et automatisé les workflows, économisant environ 2,4 millions de dollars par an et réduisant de 9 600 heures le temps consacré aux tâches administratives.
  • Kavanagh Industries : Ce fabricant australien a adopté M-Files pour rationaliser le contrôle documentaire, augmentant la productivité de 75 %.
  • Étude Forrester : M-Files a permis un ROI de 294 % sur trois ans, avec une amélioration de 50 % de la recherche des documents et 70 % de l’efficacité des workflows.

Tarification :
à partir de 55 € par utilisateur/mois.

 Site web

 

2. Business Document (BDoc)

Business Document, ou BDoc, est une solution européenne qui se distingue par sa capacité à proposer une interface personnalisable et une sécurité accrue, ce qui en fait un choix idéal pour les entreprises à la recherche d’une solution de GED sur-mesure. BDoc est particulièrement apprécié pour sa flexibilité et son intégration facile avec d’autres outils métiers.

Points forts :

  • Solution sur-mesure avec une interface hautement personnalisable.
  • Forte intégration avec les logiciels métiers existants (CRM, ERP).
  • Haut niveau de sécurité et stockage des données conforme aux normes ISO et RGPD.

Idéal pour :
Entreprises cherchant une solution de GED sécurisée et personnalisable, adaptée à des besoins spécifiques.

Exemples concrets d’utilisation :

  • Prévifrance, un acteur du secteur des assurances, a utilisé Business Document Unity (BDU) pour sa transformation numérique, améliorant ses processus internes et ses communications.
  • Un organisme de gestion immobilière a adopté BDU pour répondre à ses besoins de communication avec les locataires, améliorant la gestion des relations avec plusieurs parties prenantes.
  • Une institution financière utilise BDU depuis plus de 20 ans pour s’adapter aux besoins évolutifs du marché, démontrant l’efficacité de la solution pour les communications réglementaires.

Tarification :
Sur demande.

Site web

 

3. DocuWare

DocuWare est une solution de gestion électronique des documents basée sur le cloud, offrant une automatisation complète du cycle de vie des documents. Conçu pour les PME, DocuWare s’intègre parfaitement avec les systèmes ERP et CRM, facilitant ainsi la gestion quotidienne des documents, qu’il s’agisse de factures, de contrats ou de rapports.

Points forts :

  • Automatisation du processus documentaire de bout en bout.
  • Signature électronique et workflows personnalisés.
  • Hébergé sur le cloud, ce qui facilite l’accès à distance et le travail collaboratif.

Idéal pour :
PME souhaitant automatiser leur gestion documentaire avec une solution cloud intégrée.

Exemples concrets d’utilisation :

  • Fletcher Jones Motorcars, un concessionnaire automobile, utilise DocuWare pour stocker les documents de vente et les ordres de réparation, réduisant les coûts de plus de 40 000 $ par an grâce à la numérisation.
  • Le club de football Atlético Osasuna utilise DocuWare pour optimiser les processus financiers avec des workflows numériques.
  • La Kuwait Finance House a amélioré la qualité et la rapidité de ses décisions en automatisant ses flux de documents avec DocuWare.

Tarification :
225 € par utilisateur/mois.

Site web

 

4. Open Bee

Open Bee se démarque par sa simplicité d’utilisation et son interface intuitive. Il est conçu pour être accessible même aux utilisateurs peu familiers avec les outils technologiques, tout en offrant des fonctionnalités avancées comme la reconnaissance optique de caractères (OCR) et la gestion des workflows. Open Bee met également un fort accent sur la sécurité, avec un coffre-fort numérique certifié pour le stockage sécurisé des documents sensibles.

Points forts :

  • Interface intuitive et facile à prendre en main.
  • Fonctionnalités avancées : OCR, gestion des workflows, coffre-fort numérique.
  • Adapté aux entreprises de taille moyenne.

Idéal pour :
Entreprises de taille moyenne cherchant une solution GED simple à utiliser, mais puissante en termes de fonctionnalités.

Exemples concrets d’utilisation :

  • De nombreux utilisateurs, tels que Kazim, responsable dans le secteur IT, ont souligné la facilité de déployer Open Bee pour automatiser la gestion des documents, sans besoin de ressources externes.
  • Gautam, consultant, a apprécié la facilité de configuration des workflows, ce qui rend la solution accessible même pour des équipes non techniques.
  • Diogo, un responsable avant-vente, a trouvé la solution idéale pour gérer efficacement les documents, avec un retour sur investissement rapide.

Tarification :
Sur demande.

 Site web

 

5. Alfresco

Alfresco est une solution GED open-source, particulièrement flexible, qui permet aux entreprises de personnaliser leur gestion documentaire selon leurs besoins spécifiques. Avec une large gamme de fonctionnalités, telles que la gestion collaborative des documents, l’automatisation des workflows et la gestion des métadonnées, Alfresco est souvent utilisé par les grandes entreprises ayant des besoins complexes en matière de gestion des informations.

Points forts :

  • Open-source, offrant une grande flexibilité et personnalisation.
  • Gestion des documents collaborative et intégration avec les workflows métiers.
  • Hébergement sur serveur interne ou sur le cloud.

Idéal pour :
Grandes entreprises cherchant une solution flexible et hautement personnalisable.

Exemples concrets d’utilisation :

  • La Ville et le Comté de Denver ont utilisé Alfresco pour automatiser les processus administratifs, générant des économies de 1,5 million de dollars sur cinq ans.
  • Saks Fifth Avenue, un acteur du commerce de détail, a utilisé Alfresco pour gérer son contenu web, améliorant ainsi ses capacités en commerce électronique et rationalisant ses processus de gestion documentaire.

Tarification :
Gratuit pour la version Community.

Site web

Comment choisir la meilleure solution GED pour votre entreprise ?

Lorsqu’il s’agit de choisir un logiciel GED, certains critères doivent être pris en compte pour garantir que la solution sélectionnée corresponde parfaitement à vos besoins et exigences. Au-delà des solutions que nous avons présentées, voici les principaux points auxquels vous devez prêter attention lors de la sélection d’un logiciel GED.

 

Critères généraux à prendre en compte

 

1. Sécurité et conformité

Le respect des normes de sécurité (comme le RGPD en Europe ou les certifications ISO) est crucial. Assurez-vous que la solution garantit la protection des données sensibles, notamment avec des systèmes de chiffrement et des options de gestion des droits d’accès.

2. Ergonomie et facilité d’utilisation

L’interface du logiciel doit être intuitive, afin de minimiser la courbe d’apprentissage pour vos employés. Un logiciel complexe pourrait générer des retards et des coûts additionnels liés à la formation des utilisateurs.

3. Intégration avec les outils existants

La capacité du logiciel GED à s’intégrer avec d’autres outils comme les ERP, CRM, ou les suites bureautiques (comme Microsoft 365 ou Google Workspace) est essentielle pour garantir une bonne circulation des informations entre les systèmes.

4. Automatisation des workflows

Un bon logiciel GED permet d’automatiser les processus, comme la validation, la signature électronique, ou la gestion des révisions des documents. Cela permet de gagner en efficacité et en productivité.

5. Coût total d’acquisition et de maintenance

Le coût global d’un logiciel GED comprend non seulement le prix d’achat initial, mais aussi les frais d’intégration, de maintenance, et de support. Assurez-vous de bien comprendre l’ensemble des coûts, y compris ceux liés à l’évolution de la solution (mise à jour des fonctionnalités, besoin d’utilisateurs supplémentaires, etc.).

6. Capacité de stockage et accessibilité

Si votre entreprise traite de gros volumes de documents, la capacité de stockage doit être une priorité. Pensez également à l’accessibilité des documents depuis différents appareils et à la gestion des accès à distance pour des équipes décentralisées.

 

Choisir le bon logiciel de GED est une décision stratégique pour toute entreprise souhaitant optimiser la gestion de ses documents et améliorer son efficacité. Que vous ayez besoin d’une solution flexible comme Alfresco, d’une interface intuitive avec Open Bee, ou d’une solution ultra sécurisée et personnalisable comme Business Document, chaque logiciel présenté ici répond à des besoins spécifiques. En fonction de vos exigences en matière de sécurité, d’automatisation et d’intégration, vous trouverez sans doute la solution idéale pour accompagner la transformation numérique de votre entreprise.