1 – La gestion documentaire : un défi.

 

La gestion documentaire est un enjeu crucial pour les entreprises de toutes tailles. Si la plupart des grands groupes et des grandes entreprises ont déjà mis en place des solutions GED (Gestion Électronique des Documents), la gestion documentaire a aussi une importance capitale pour les PME et les TPE.

Les piles de papiers qui s’amoncèlent comme si nous étions toujours au XXème siècle, la perte de documents, les efforts et le temps passés à les rechercher sont des problèmes courants que les entreprises doivent affronter au quotidien. Si vous êtes responsable d’une entreprise ou d’une organisation, vous comprenez forcément de quoi je veux parler…

Alors, pourquoi ne pas envisager de basculer au XXIème siècle (« Non de Zeus, Marty, 2023, tu te rends compte ! »).  Il est temps de vous renseigner sur les solutions logicielles de Gestion Électronique des Documents (GED). La GED permet de numériser, de stocker, de classer, d’indexer et de retrouver en un clin d’œil l’ensemble de vos documents. Évidemment tout cela facilite grandement l’organisation, la recherche et l’accès aux informations.

En utilisant une solution de GED, les entreprises peuvent bénéficier d’une gestion documentaire plus efficace, plus sécurisée et plus respectueuse de la réglementation (RGPD). Dans les prochains chapitres, nous allons explorer en détail les avantages de la GED et comment choisir la solution qui convient le mieux à vos besoins.

 

2 – Qu’est-ce que la Gestion électronique des documents (GED) ?

La Gestion électronique des documents (GED) est une solution digitale (un logiciel, si on veut faire simple) qui permet de numériser, stocker, classer, rechercher tous les documents d’une entreprise. La GED est conçue pour remplacer la gestion documentaire traditionnelle basée sur le papier.

Si vous avez déjà passé de trop longues minutes à rechercher un contrat client ou un document comptable, vous comprendrez très vite les avantages de la GED :

  • Une meilleure organisation des documents
  • Une recherche plus rapide et plus efficace
  • Un accès facilité aux informations
  • Une collaboration en temps réel entre les différents départements de l’entreprise
  • Une traçabilité des modifications apportées aux documents

Tout cela se traduit concrètement par des gains de temps, une amélioration de l’efficacité des collaborateurs et donc de la rentabilité de l’entreprise.

 

3 – Les fonctionnalités clés de la GED

Entrons un peu dans le détail… Les solutions de GED offrent un large éventail de fonctionnalités pour vous aider à gérer vos documents de manière plus efficace et plus sécurisée.

Voici les fonctionnalités clés que les entreprises peuvent attendre de leur solution GED :

 

Numérisation

  • Vous utilisez encore des documents papiers (exemple : des bons de livraison signés par les clients) ? La première étape de la GED consiste à :
  • Basculer directement sur une solution digitale (ce qui peut prendre un peu de temps)
  • Trouver une solution simple rapide pour numériser votre doucement papier. Il peut s’agit d’un scanner, d’une imprimante / scanner, ou même d’un smartphone. Bref, l’idée est de disposer de 100 % de vos document e format numérique.

 

Organisation et indexation des documents

  • Classification des documents selon différents critères (type de document, date, auteur, etc.)
  • Indexation des documents pour une recherche plus rapide et plus efficace

 

Stockage sécurisé des documents

  • Stockage des documents dans le cloud ou sur des serveurs internes
  • Sauvegarde automatique des documents pour éviter les pertes de données
  • Sécurité des documents grâce à des mécanismes de contrôle d’accès et de cryptage

 

Recherche et accès rapides aux documents

  • Recherche en temps réel des documents en utilisant des mots clés ou des critères de classification
  • Accès en un clic aux documents depuis n’importe où et à n’importe quel moment
  • Les documents sont accessibles à toute personne possédant les droits d’accès. Il peut s’agir de l’un de vos collaborateurs bien sûr mais aussi d’un client, d’un fournisseur, d’un partenaire, de votre cabinet comptable…

 

Partage et collaboration en temps réel

  • Possibilité de partager les documents avec d’autres utilisateurs internes ou externes
  • Collaboration en temps réel sur les documents grâce à des outils de commentaires et de suivi des modifications

 

Suivi et historique des modifications

  • Enregistrement des modifications apportées aux documents pour une meilleure traçabilité
  • Possibilité de revenir à des versions précédentes des documents

 

4 – Les 3 avantages de la GED pour les entreprises

 

En adoptant une solution de GED, les entreprises peuvent bénéficier d’une série de bénéfices qui les aideront à améliorer leur gestion documentaire et à atteindre leurs objectifs commerciaux. Voici quelques-uns des bénéfices les plus importants de la GED pour les entreprises :

 

Gain de temps et d’efficacité

  • Recherche plus rapide et plus efficace des documents
  • Réduction des délais dans les processus documentaires
  • Possibilité de travailler sur les documents en temps réel avec d’autres utilisateurs

 

Amélioration de la qualité de service

  • Meilleure organisation des documents pour une meilleure prise de décision
  • Amélioration de la qualité de service pour les clients et les partenaires commerciaux

 

Optimisation de la gestion des processus métier

  • Automatisation des processus documentaires pour une gestion plus efficace
  • Respect de la réglementation en matière de gestion documentaire
  • Stockage sécurisé des documents pour respecter les normes de confidentialité
  • Respect des réglementations en matière de gestion documentaire

 

 

5 – En savoir plus

Le site web de l’Association française de normalisation (AFNOR) qui publie des normes sur la gestion documentaire (https://www.afnor.org/services/consultation/normes-francaises/consultez-les-normes-francaises/gestion-documentaire.html)

Le site web de l’Institut de l’information documentaire et de la communication (INIST-CNRS) qui publie des informations sur la gestion documentaire et la GED (https://www.inist.fr/gestion-documentaire)

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